Terzo dei 5 step per raggiungere gli obiettivi di vendita aziendali
Cos'è
Con o senza un’adeguata pianificazione e dei piani incentivi coerenti, la totalità delle aziende si trova comunque a dover bilanciare, al meglio delle proprie possibilità, tutte le leve operative in proprio possesso per la realizzazione delle proprie vendite. Proprio la gestione delle attività day-to-day è quella che, in molte realtà, assorbe una quantità di risorse talmente rilevante da impedire il perseguimento degli altri step chiave all’interno dell’ufficio commerciale. Non è un caso, quindi, che il primo step dal quale partire per prendere il controllo delle performance di vendita sia proprio questo.
Perchè è importante
L’importanza di questo step è ovvia a tutti. Talvolta, però, sono meno chiare le implicazioni derivanti da una gestione inefficiente o lacunosa del processo commerciale. In particolare:
- Ogni variazione che interviene su una qualunque variabile commerciale, come l’arrivo di un nuovo collaboratore, il lancio di un nuovo prodotto o la creazione di un nuovo KPI, ha implicazioni complesse ed interrelate che si accompagnano spesso alla generazione di errori o mancate valutazioni;
- Ogni errore che si realizza nel cuore dell’attività aziendale, come ad esempio il mancato riconoscimento di una vendita per un collaboratore, ha effetti a cascata su numerose attività derivate. In generale, ciò a cui si assiste in questi casi è un aggravio di tempi e il ricorso a risorse straordinarie, oltre che una probabile frustrazione gravante sugli attori coinvolti.
- Coinvolgendo spesso significativi valori economici, ogni attività e decisione all’interno dell’ufficio commerciale dovrebbe essere adeguatamente tracciata. Ciò diventa improvvisamente chiaro durante le attività dell’audit aziendale, quando alle richieste di giustificazione di determinati flussi economici si deve dar pronta ed esaustiva risposta.
Come fare
1.Valuta gli strumenti operativi a disposizione dell’ufficio commerciale
Aziende alla ricerca della massimizzazione dei profitti in mercati concorrenziali, possono difficilmente permettersi di affidarsi, ancora oggi, a soluzioni tecnologiche improvvisate o con gravi limiti oggettivi. L’importanza che rivestono le vendite all’interno di un’azienda impone, infatti, il ricorso a piattaforme informatiche complete, sia come strumenti di supporto alle decisioni sia come strumenti operativi di gestione delle attività chiave.
2.Automatizza e consolida i processi
Ogni attività all’interno dell’ufficio commerciale richiede, con ogni probabilità, un flusso informativo in ingresso e, a sua volta, genera un flusso di alimentazione in uscita per uno o più processi dipendenti. L’efficienza di questi scambi è inversamente proporzionale al numero di operazioni di armonizzazione necessarie ogni volta che interviene una variazione. Si pensi, ad esempio, alla gestione delle anagrafiche (di venditori, prodotti, clienti, ecc.) e al fatto che, spesso, software diversi richiedano ciascuno la propria anagrafica, anziché poter disporre di un’unica base dati comune e sempre aggiornata, per tutti i processi che ne fanno uso. Consolidare i processi si traduce quindi in minori attività da dover porre in essere e una conseguente liberazione di tempo e risorse da destinare ad altre attività chiave all’interno dell’ufficio.
3.Crea workflow standard e facilmente gestibili
Dota l’ufficio di workflow facilmente configurabili per rispondere alle mutevoli esigenze del business e realmente in grado di far emergere eventuali inefficienze. Grazie ad essi garantirai, allo stesso tempo, la necessaria tracciabilità dei processi approvativi ed operativi, ciascuno con i propri owner e tempi di esecuzione.
