Con la trasformazione digitale, le aziende sono state chiamate all’utilizzo di soluzioni tecnologiche più o meno avanzate per adattarsi sia ai cambiamenti del contesto esterno, principalmente per non soccombere alla concorrenza, sia alla revisione di molti processi interni. In questo senso, le imprese presenti sul mercato hanno assistito ad un rapido declino degli strumenti di supporto tradizionali per dare spazio ad un utilizzo diffuso di software in grado di snellire ed ottimizzare i processi aziendali.
Al posto di fogli e schedari queste nuove soluzioni gestionali sono in grado di memorizzare una mole considerevole di dati, che se opportunamente utilizzati e trasformati in report, possono ricoprire un ruolo determinante fornendo informazioni significative per l’ottimizzazione del business.
Anche nell’ambito delle risorse umane, i responsabili hr possono disporre di dati personali, dati relativi a ruoli, competenze, capacità, ore lavorate e altri, che possono offrire una visibilità a 360 gradi sul capitale umano.
Questi dati possono quindi essere aggregati in indicatori – o Key Performance Indicators – e letti al fine di valorizzare gli aspetti più strategici della funzione HR:
- Definire obiettivi;
- Analizzare criticità;
- Apportare correttivi.
Ma cosa sono i KPI?
Letteralmente queste tre parole possono essere tradotte come indicatori chiave di rendimento. Si tratta pertanto di metriche volte alla misurazione delle performance e, come abbiamo precedentemente sottolineato, tale misurazione permette di comprendere la situazione corrente dell’azienda ed il margine di miglioramento in relazione al raggiungimento degli obbiettivi strategici prefissati.
Una delle principali funzioni dei KPI riguarda la possibilità, per il management, di comprendere se effettivamente il lavoro dei dipendenti sia allineato con gli obbiettivi strategici definiti dall’impresa e, nel caso contrario, cercare di allineare la motivazione individuale al raggiungimento degli obbiettivi aziendali.
Nella definizione dei KPI, dunque, è sicuramente utile definire quali siano i risultati che si vuole raggiungere, come raggiungerli, con quale cadenza temporale misurare le performance e, nel caso in cui le performance dei dipendenti siano disallineate dagli obbiettivi strategici, quali azioni attuare per rimediare.
Nell’ambito delle risorse umane il management può disporre di molti KPI, riferibili a diversi ambiti della gestione hr.
Questi indicatori permettono non solo di fare valutazioni individuali ma anche di comparare i risultati in termini di benchmark.
Ad esempio, in riferimento alla fase di recruiting il responsabile delle risorse umane potrebbe porsi l’obiettivo di ottimizzare e snellire il processo di selezione del personale. Per farlo deve, in primis, utilizzare un indicatore ad hoc in grado di fotografare la situazione attuale.
Una volta che sono emerse le criticità e sono state realizzate delle azioni migliorative, il risultato ottenuto dalla prima misurazione potrà essere confrontato con l’ultima fatta in modo tale da verificare se ci sono stati miglioramenti, peggioramenti o nessun cambiamento.
In questo caso il responsabile hr deve cercare di comprendere quali indicatore utilizzare a seconda dello specifico obiettivo da perseguire. Potrebbe, ad esempio, notare lentezze nel riempimento di una posizione vacante e prendere in considerazione alcuni KPI, come il Time to hire: misura il tempo passato tra il colloquio del candidato ed il momento della sua assunzione. Un alto time to hire potrebbe significare che sussistono inefficienze nella fase di reclutamento. In questo caso è possibile utilizzare metriche per misurare le conseguenze di questi dilungamenti ad esempio grazie al Tasso di accettazione del lavoro, il quale misura il numero di persone che si sono candidate per il lavoro e quelle hanno accettato il lavoro. Se questo tasso si mostrasse basso potrebbe esserci un problema di time to hire troppo lungo o una pessima strategia di employer branding.
Oppure, il responsabile hr potrebbe aver bisogno di avere un quadro generale della composizione della popolazione aziendale, ad esempio per capire se l’azienda rispetta gli standard in termini di inclusività. In questo caso alcuni KPI che potrebbero rivelarsi utili sono:
- Tasso di discriminazione/risentimento dei dipendenti: per comprendere se in azienda sussistono dei comportamenti discriminatori che possono sia rovinare la reputazione aziendale che demotivare il personale;
- Soddisfazione professionale per dati demografici: in modo tale da mettere in relazione la crescita e la soddisfazione professionale con l’inclusività;
Ancora, il responsabile hr potrebbe voler migliorare la performance dei dipendenti. La performance dipende da molti elementi come la motivazione intrinseca ed estrinseca, la soddisfazione personale e professionale, l’allineamento degli obiettivi individuali con quelli collettivi etc.
Ad esempio, un alto tasso di turnover potrebbe indicare un trend negativo nei dipendenti a livello di soddisfazione e quindi anche di performance.
- Il tasso di turnover evidenzia la quantità di persone che nel corso dell’anno in questione hanno lasciato il posto di lavoro. Quando il tasso di turnover è alto l’azienda si trova a sostenere costi elevati dovuti sia alla necessità di sostituire il dipendente (reclutamento) sia quelli derivati dalla perdita di investimenti compiuti in formazione.
Si tratta dunque di un indice che deve essere preso in considerazione anche in relazione ad altri indici ugualmente significativi come il:- tasso di assenteismo , che indica la quantità di volte nelle quali il dipendente non si presenta a lavoro
- l’indice di tempo occupato in una posizione, che indica da quanto tempo il dipendente si trova nella medesima posizione lavorativa
- il costo per formazione, ovvero quanto l’azienda spende in formazione per ogni dipendente.
Esistono moltissimi KPI tra i quali scegliere ma è fondamentale che nel corso della loro applicazione nell’ambito aziendale si agisca sulla base di un criterio prioritario in modo tale da avere un numero di metriche limitato ma facilmente sorvegliabile nel breve periodo.
In questa attività di analisi e controllo possono essere utilizzati software in grado di gestire i dati in modo autonomo fornendo insight e report significativi.
I key performance indicators se in linea con la strategia aziendale, possono distinguere un’azienda di successo da una in stato di declino, in quanto in grado di comprendere le esigenze delle risorse umane e soddisfarle in modo da allineare il lavoro quotidiano con gli obbiettivi del management.
Fonti:
Gabčanová, I. (2012) Human resources key performance indicators. Journal of competitiveness (2012).
Costa G. Gianecchini M. (2013), Risorse Umane: persone, relazioni e valore, III edizione, McGraw Education, Milano.
Parmenter D. (2007) Key Performance Indicators Developing, Implementing, and Using Winning KPIs, John Wiley & Sons, Inc.
Kaplan, R. and Norton, D. (1992) The Balanced Scorecard—Measures That Drive Performance. Harvard Business Review, 79.
Workday, Data Literacy per HR: Una guida pratica per gestire al meglio gli insight sul personale.
AIHR, Academy to Innovate hr.- 51 HR Metrics Cheat Sheet 51 of the most important HR metrics.
