Le aziende di servizi che lavorano a commessa si distinguono per la presenza di alcuni elementi caratteristici, tra cui la centralità della risorsa umana. La necessità di realizzare progetti sempre diversi tra loro fa sì che il vero valore aggiunto ricada sul personale e le relative conoscenze, competenze e abilità. Sia la commessa he la risorsa umana devono essere gestite e organizzate nel modo più corretto, ma soprattutto efficiente possibile.
Nella realizzazione di un progetto, la gestione della risorsa umana parte dall’area organizzativa , ovvero dalla codifica degli addetti e di informazioni chiave (come ruolo, orario di lavoro ed elementi contrattuali), essenziali per l’assegnazione delle risorse e la definizione del costo del lavoro sin dalla fase di analisi preventiva.
Nella fase di effettiva realizzazione ed implementazione della commessa, invece, è possibile individuare 4 step o fasi di organizzazione del flusso tecnico:
1. PIANIFICAZIONE
Akeron PBA permette di effettuare, già in fase di offerta, un’analisi degli effort che verranno impiegati, oltre a pianificare le fasi ed i tempi di realizzazione, anche grazie al supporto del GANTT.
All’interno della commessa è quindi possibile valutare un prospetto delle ore e dei tempi stimati per la sua realizzazione, con i relativi costi e fasi alle quali è possibile assegnare uno o più addetti.
Il “Capacity Planning” fornisce inoltre piena consapevolezza, sulla base del ruolo o dell’addetto, delle relative disponibilità, ore assegnate, ore residue.
2. ASSEGNAZIONE
Ad ogni fase è possibile assegnare le relative risorse, sulla base del ruolo ricoperto ma anche di un duplice criterio:
- quantitativo: confrontando, nel periodo di tempo previsto per la realizzazione della fase, le risorse disponibili in base alle presenze ed al netto delle assenze con il modulo Ferie e Permessi, estendibile anche su App Dipendenti.
- qualitativo: sulla base delle attitudini del personale, al fine di creare un team ad alte performance
Una volta che le risorse disponibili (ed adeguate) sono state assegnate al progetto è possibile programmare le attività passando allo step successivo, ovvero la calendarizzazione.
3. CALENDARIZZAZIONE
Consiste nella messa a calendario delle attività pianificate da parte del Project Manager, anche grazie al supporto di strumenti come l’Agenda condivisa e la TimeLine.
Una volta che l’attività è stata assegnata alla risorsa e pianificata, la fase successiva riguarda la rendicontazione delle ore.
4. IMPUTAZIONE
L’imputazione delle ore alla commessa è un tema delicato e cruciale per le aziende e si collega al concetto di avanzamento tecnico ed al rispetto delle ore di lavoro previste.
Akeron PBA permette molteplici tipologie di rendicontazione delle ore, a seconda delle esigenze del cliente, anche da smartphone, grazie all’estensione delle funzionalità sull’App Dipendenti.
In questo modo, in caso di trasferte o attività fuori sede, le risorse possono rendicontare le ore in loco, imputandole alla relativa commessa. Sempre dall’App è possibile timbrare e richiedere rimborsi spesa, che possono essere associati direttamente alla commessa, andando ad aggiungersi ai costi effettivi.
Queste informazioni vanno ad alimentare la commessa e l’avanzamento tecnico della stessa: mano a mano che gli addetti o i responsabili imputano le ore, è possibile controllare l’avanzamento tecnico, in termini percentuali, della commessa.
Infine, è possibile effettuare una verifica dello stato e dell’evoluzione della commessa attraverso un confronto tra stimato ed effettivo, grazie al supporto della Business Intelligence e di dashboard preconfigurate e personalizzabili con KPI di specifico interesse, per ottenere piena consapevolezza delle performance della commessa e, più in generale, dell’azienda e delle Business Unit che la compongono.
