Il 18 giugno scorso, nella suggestiva cornice di Villa Bassotta a Lucca, ha avuto luogo l’evento “Facility management nell’era del digitale: sfide ed opportunità“. L’incontro era dedicato alle PMI toscane del settore, interessate a esplorare le potenzialità della digitalizzazione dei processi aziendali e a comprendere meglio come questa possa essere applicata con successo alle loro attività.
Tra i relatori di spicco, oltre al team di esperti di Akeron, Lucia Bonechi, docente di Organizzazione aziendale all’Università di Pisa, e Chiara Panceri ed Elisa Perosin di RAMI Service, rispettivamente HR Manager e Accounting Specialist & HR Administration.
Grazie al confronto con i partecipanti sono emerse le specifiche esigenze e peculiarità delle loro aziende. Questo scambio ha permesso di mettere in luce i vantaggi concreti della digitalizzazione applicata a diversi contesti, portando a interessanti “lessons learned”:
L'impatto della digitalizzazione sui processi aziendali
La prof. Lucia Bonechi, utilizzando dati dell’Osservatorio sulla digitalizzazione delle PMI, ha delineato il contesto di riferimento e illustrato come le nuove tecnologie digitali possano far evolvere il settore del FM, enfatizzando il crescente ruolo strategico di questa funzione. La digitalizzazione può affrontare le problematiche organizzative ricorrenti e offrire vantaggi significativi, come l’ottimizzazione delle risorse e la riduzione degli errori.
L’esperienza di Rami Service, un’impresa di facility management che ha recentemente adottato il software Tarko di Akeron, ha confermato come la digitalizzazione ha portato a un netto miglioramento dell’efficienza operativa.
La digitalizzazione favorisce una visione integrata dei processi e migliora la comunicazione interna
Come evidenziato dalla Prof. Bonechi, i processi chiave delle aziende di FM sono tipicamente quelli di gestione delle offerte (preventivi), pianificazione delle commesse, realizzazione degli interventi, consuntivazione e fatturazione e sono fortemente interconnessi tra loro, ma spesso gestiti con software o comunque strumenti di lavoro specifici per ciascun ambito, alimentati di solito manualmente, con conseguente ridondanza di informazioni, nonché maggiori possibilità di errori e incoerenza tra i dati. Digitalizzare significa introdurre un unico software, in cui l’inserimento delle informazioni avviene una volta per tutte e in modo automatico, mettendo in collegamento in tempo reale processi tra loro interdipendenti e promuovendo un ambiente di lavoro più collaborativo.
La digitalizzazione è prima di tutto cultura del cambiamento
Chiara Panceri ed Elisa Perosin di Rami Service hanno descritto il percorso di digitalizzazione seguito dalla propria azienda, i benefici ottenuti e l’importanza di coinvolgere tutto il personale nel processo di cambiamento.
L’introduzione di un nuovo software e, in particolare, di strumenti digitali installati su dispositivi mobili, per le risorse che operano al di fuori del perimetro aziendale, deve passare attraverso un processo di condivisione e metabolizzazione del cambiamento, tale per cui i vantaggi percepiti permettano di superare la naturale resistenza ad abbandonare prassi consolidate e la spesso diffusa diffidenza verso l’utilizzo di tecnologie digitali.
In Rami Service il coinvolgimento di tutto il personale è risultato fondamentale per il successo del progetto.
Soluzione digitali personalizzabili in base alle esigenze
Come evidenziato dalla Prof. Bonechi, il panorama delle PMI ci restituisce un mondo molto variegato per approcci e soluzioni organizzative: ogni azienda ha proprie modalità di gestione dei processi e proprie criticità. Ne consegue che la soluzione ERP da adottare non può rifarsi ad un sistema standard, ma deve essere in grado di cogliere e gestire le peculiarità dell’azienda: gli interventi dei partecipanti all’incontro hanno messo in luce l’esigenza di affrontare proprie problematiche interne specifiche, legate alla dimensione, alle tipologie di servizi offerti, al livello di partenza in termini di conoscenze digitali del proprio personale.
Digitalizzazione e generazioni a confronto
Digitalizzare oggi dovrebbe diventare sempre più urgente anche per andare incontro alle nuove esigenze del personale. La trasformazione digitale sta entrando sempre più nella quotidianità delle persone: in molti sono ormai abituati a utilizzare smartphone, app e social network, per cui sono pronti a lavorare con gli stessi strumenti che scandiscono la loro vita privata; ancora più impellente è l’aspettativa da parte della cosiddetta Generazione Z, quella dei nati tra il 1996 ed il 2012, che stanno iniziando a muovere i primi passi nel mondo del lavoro e che non solo apprezzano un mondo connesso, ma se lo aspettano. Resta comunque ancora sui luoghi di lavoro una percentuale di persone che manifesta diffidenza nei confronti delle nuove tecnologie digitali per cui, come il progetto di Rami Service dimostra, occorre lavorare molto sulle persone per attuare il processo di cambiamento.
