Durante l’evento “Dalla pianificazione alla rendicontazione – Come l’evoluzione digitale trasforma la gestione delle commesse nelle aziende di servizi”, tenutosi lo scorso 26 settembre a Milano, l’Ing. Marco Ardolino, ricercatore all’Università degli Studi di Brescia – RISE Lab – Research & Innovation for Smart Enterprises, è intervenuto per parlare
delle Worst & Best Practices nei processi di digitalizzazione.
Le aziende di servizi, soprattutto in un’economia crescente, affrontano una sfida comune e costante: la complessità. Gestire un’azienda di questo tipo significa dover controllare una molteplicità di variabili e processi che, se non adeguatamente orchestrati, possono portare a inefficienze, ritardi e aumento dei costi. Ma come possiamo affrontare queste difficoltà in un mondo sempre più orientato alla digitalizzazione?
La gestione dei tempi: pianificare, programmare e controllare
In primo luogo, il controllo del tempo è cruciale per le aziende di servizi. Una pianificazione delle risorse inefficace può facilmente tradursi in ritardi che compromettono la consegna delle commesse e, di conseguenza, la soddisfazione del cliente. Una gestione ottimale dei tempi richiede una visione a lungo termine, che permetta di armonizzare la disponibilità delle risorse con la domanda di mercato. Questo diventa particolarmente difficile in contesti dove la domanda è soggetta a forti fluttuazioni, come accade spesso nelle aziende con processi su commessa.
La programmazione a breve termine, invece, richiede la capacità di sincronizzare ogni singola attività all’interno di un progetto, definendo le priorità e comprendendo come le diverse attività si interconnettono tra loro. Qui entra in gioco la necessità di avere uno strumento che non solo agevoli la gestione quotidiana del progetto, ma che permetta anche di mantenere un controllo costante, in tempo reale, sull’avanzamento delle attività. Questo tipo di monitoraggio continuo consente di prendere decisioni rapide e informate, basate sui feedback immediati che il processo stesso fornisce. In altre parole, avere un sistema in grado di segnalare tempestivamente eventuali problematiche permette di correggere la rotta in tempo, riducendo al minimo gli impatti negativi.
La gestione dei costi: budget, SAL e consuntivo
Accanto ai tempi, la gestione dei costi rappresenta l’altra faccia della medaglia. Se sbagliare nella pianificazione dei tempi può comportare ritardi e inefficienze, un errore nella gestione dei costi può avere ripercussioni ancora più gravi. Uno degli aspetti fondamentali per mantenere il controllo sui costi è avere una visione chiara e integrata delle spese: sapere quanto è stato speso, quanto ancora si può spendere e confrontare questi dati con il budget previsto è cruciale per mantenere la commessa all’interno dei limiti stabiliti. Avere queste informazioni a portata di mano in modo chiaro e accessibile permette di agire con tempestività e prevenire situazioni problematiche.
Utilizzare il giusto strumento digitale: i limiti dei fogli di calcolo
Uno degli errori più comuni che molte aziende commettono è affidarsi esclusivamente ai fogli di calcolo per gestire tempi e costi. Sebbene i fogli di calcolo siano strumenti ampiamente diffusi e apparentemente semplici da utilizzare, presentano numerosi limiti quando le operazioni diventano più complesse. Ecco alcune delle principali limitazioni dei fogli di calcolo:
- Limitazioni nella gestione dei dati: Con l’aumento dei dati, i fogli di calcolo tendono a diventare pesanti e difficili da gestire, fino al punto in cui il documento potrebbe non aprirsi più.
- Difficoltà nella collaborazione: I fogli di calcolo rendono difficile la collaborazione tra team, a causa delle copie in conflitto e della complessità nel suddividere i task.
- Mancanza e/o difficoltà di automazione: La mancanza di automazione diventa evidente man mano che i dati aumentano, complicando l’esecuzione di operazioni complesse.
- Difficoltà nel monitorare lo stato del progetto: Con i fogli di calcolo, solitamente la vista è limitata a una singola commessa. Questo rende difficile ottenere una visione d’insieme quando si gestiscono più progetti contemporaneamente.
- Mancanza di tracciabilità e storico dei dati e mancanza di sicurezza dei dati: I fogli di calcolo non offrono garanzie sufficienti in termini di sicurezza dei dati e tracciabilità delle modifiche, con il rischio che utenti non autorizzati possano accedere o modificare le informazioni.
- Limitazioni nella generazione di report e analisi avanzate: I fogli di calcolo non sono progettati per generare report avanzati o per trasformare dati grezzi in informazioni utilizzabili, rendendo difficile prendere decisioni strategiche basate su dati solidi.
Per rispondere a queste sfide, molte aziende si stanno orientando verso soluzioni digitali più avanzate. Questi strumenti non solo migliorano l’efficienza operativa, ma offrono anche una visione d’insieme che permette di prendere decisioni strategiche con maggiore sicurezza. Ad esempio, un software specializzato nella gestione delle commesse consente di monitorare in tempo reale sia l’andamento dei tempi che dei costi, fornendo una visione integrata e facilitando la creazione di report accurati che supportano il processo decisionale.
Conclusioni
In sintesi, le aziende di servizi affrontano sfide significative legate alla fluttuazione della domanda, alla dipendenza da clienti chiave, alla crescente complessità organizzativa e al turnover del personale. La digitalizzazione rappresenta una soluzione chiave per migliorare l’efficienza operativa e ridurre i rischi, grazie a strumenti che la supportano.
Investire in tecnologia, quindi, non solo ottimizza le prestazioni aziendali, ma valorizza anche le risorse interne, assicurando una crescita sostenibile e il successo a lungo termine.
