3i Group è un importante gruppo imprenditoriale che da più di 35 anni, sia in campo civile che industriale, fornisce servizi integrati di: progettazione, sicurezza, prevenzione incendi, ambiente, energia, sistemi di gestione, Legal & Compliance 231 e formazione.
Grazie alla multidisciplinarietà delle competenze e un’efficace integrazione delle differenti professionalità, il suo portfolio clienti si è esteso lungo tutto il territorio nazionale.
-75%
Riduzione del tempo impiegato per la Gestione del Personale
-50%
Riduzione del tempo impiegato per il controllo di Gestione
+100%
Controllo sull’intero ciclo di vita della Commessa
ESIGENZE
3i Group aveva l’esigenza di individuare e adottare una soluzione software completa ed integrata che, oltre a coprire l’intero ciclo di vita della commessa, consentisse il controllo puntuale e in real-time della contabilità analitica e la gestione di processi amministrativi e flussi finanziari.
Una soluzione in grado di adattarsi ad un’organizzazione stratificata multi-company.competenze e un’efficace integrazione delle differenti professionalità, il suo portfolio clienti si è esteso lungo tutto il territorio nazionale.
SOLUZIONE
La soluzione di Akeron è stata in grado di allinearsi completamente alle logiche fino a quel momento utilizzate da 3i nella gestione dei processi sia interni che esterni. In particolar modo il progetto ha evoluto l’organizzazione di ambiti differenti, quali:
- Gestione della fase di offerta: le offerte, elaborate tramite il modulo integrato a Ms Word, seguono un workflow approvativo che coinvolge più operatori con ruoli differenti. Una volta compilata ed inviata l’offerta, un registro apposito si aggiorna in automatico, consentendo la pianificazione delle attività commerciali come eventuali follow up e la gestione dei prospect.
- Rendicontazione ore lavorate: le attività registrate in agenda sono utilizzate sia dal reparto HR per l‘elaborazione dei cartellini, sia dal controllo di gestione per definire costi e marginalità delle singole commesse.
- Gestione delle risorse tecniche: le richieste di prenotazione delle risorse tecniche aziendali (in particolare i mezzi) vengono inviate tramite un automatismo alla segreteria, che le raccoglie ed assegna i mezzi in base a differenti parametri (disponibilità, tempo di utilizzo, distanza etc.). Ciò garantisce anche la regolare manutenzione e la sicurezza dei mezzi e del personale. Integrata con questo flusso è la possibilità di tracking del chilometraggio per mezzo/operatore, al fine di gestire una contabilità analitica anche relativamente al costo di utilizzo degli automezzi.
- Registro acquisti unico: un unico registro, disponibile per l’amministrazione e accessibile ai responsabili delle varie divisioni, permette il controllo e l’approvazione veloce dei pagamenti, al fine di monitorare in tempo reale i costi esterni.
- Analytics: accesso a dati aggiornati su fatturato, tempi e ore che consente l’analisi puntuale dei centri di costo di ciascun progetto.
Altro elemento distintivo della soluzione è 3i Enterprise, ovvero una funzionalità implementata ad hoc ed integrata con il sistema gestionale TeamSystem Gamma. Nella gestione del ciclo attivo, consente di visualizzare le scadenze aperte e di inviare, attraverso l’elaborazione di e-mail personalizzabili, remind e solleciti ai clienti, migliorando quindi il controllo da parte dell’azienda dei crediti aperti verso i clienti.
BENEFICI
La soluzione di Akeron ha apportato numerosi vantaggi, quali:
- Strutturazione e digitalizzazione dei processi aziendali;
- Rendicontazione delle ore e richiesta di rimborso spese in tempo reale, grazie all’utilizzo dell’App dedicata;
- Analisi in tempo reale di costi e marginalità;
- Abbandono di documentazione cartacea con conseguente abbattimento dell’ errore umano;
- Tempestività nella gestione del processo di recupero crediti, grazie alla predisposizione di alert automatizzati per il sollecito dei pagamenti.
“Grazie ad Akeron Project Business Automation siamo riusciti a ridurre notevolmente i problemi di gestione, oltre a semplificare ogni singolo processo aziendale.”
Maria Pia Don Vito
Responsabile Amministrazione e Contabilità
