Secondo il Project Management Institute il fallimento di molti progetti di ingegneria è riconducibile alle iniziali fasi di preventivazione. Anche uno studio della Università di Aalborg (Danimarca) lo conferma: in nove progetti su dieci, i costi sono sottostimati e influiscono, in termini negativi, sui profitti ( Fonte PMI.org).
Per sopperire a questa criticità le società di ingegneria necessitano di uno strumento in grado di supportare la fase di preventivazione in modo analitico e puntuale.
Akeron Enterprise Resource Planning è la soluzione ideale che, sostenendo l’intero ciclo di vita del progetto, include funzionalità dedicate alla corretta definizione di risorse e tempi da impiegare.
Nell’articolo European Predictions 2021 a proposito dell’adozione dello smart working a livello Europeo, Forrester Research, prevede che almeno un terzo delle persone lavorerà da casa, mentre nel 2019 era solo il 4%.
Questa prima rapida ondata di trasformazione digitale ha reso necessario uno sforzo in termini di automazione dei processi aziendali, di adozione di strumenti digitali e mobile, utili alla collaborazione e alla comunicazione sia interna che esterna.
Inevitabilmente, il cambiamento che era stato stimato in un arco temporale di 3-5 anni si è realizzato in 3-5 settimane. Nel medesimo articolo sopra citato, Forrester afferma che “I leader digitali saranno i fautori di una crescita esponenziale per l’anno 2021”. Quindi per avere successo in questa seconda ondata di trasformazione digitale sarà anche necessario canalizzare gli sforzi sul valorizzare l’esperienza umana.
In primo luogo, il sistema permette di impostare l’Organigramma aziendale, ovvero la struttura organizzativa dal quale si possono identificare tutte le risorse disponibili e i relativi ruoli. Il secondo elemento preliminare riguarda la definizione delle tipiche Fasi che un progetto richiede di dover valutare e gestire.
Questi due aspetti sono propedeutici alla definizione del Catalogo servizi, il quale permette all’azienda di codificare gli elementi della propria offerta, includendo una descrizione più o meno dettagliata e definendo le caratteristiche utili alla valorizzazione della proposta economica. Quindi per ogni prospect o cliente censito a sistema la fase di preventivazione può essere concretizzata nel Modulo Commerciale in base all’oggetto dell’offerta e all’analisi di tutti gli elementi che impattano a livello aziendale, nel caso in cui la proposta sia accettata.
La soluzione mette a disposizione un sistema che permette dunque una valutazione preliminare, precisa ed analitica, dei costi imputabili ad una specifica commessa, arrivando alla definizione di un adeguato mark-up.
Se l’analisi di fattibilità risulta positiva, il sistema permette la creazione di un Documento di Offerta basato su un template predefinito, modificabile e successivamente condivisibile con il cliente via e-mail oppure attraverso l’utilizzo dell’Area Riservata.
La soluzione consente infine di gestire l’esito della fase di preventivazione:
- la Revisione, che permette di effettuare modifiche sul documento esistente;
- la Chiusura Negativa, che indica una trattativa persa, ma che grazie all’archiviazione di ogni informazione, rende possibile analizzare le cause dell’insuccesso;
- con la Chiusura Positiva la commessa può essere automaticamente aperta ereditando gli elementi precedentemente definiti all’interno dell’offerta.
In questo modo la realizzazione di un progetto non solo è notevolmente semplificata ma, grazie al supporto di Akeron, è possibile massimizzare il profitto grazie ad una precisa stima dei costi.
